Questions techniques
Qu'est ce qu'un ERMS ?
Un système de gestion des ressources électroniques. Il gère tous les détails relatifs aux collections électroniques depuis l'analyse d'un besoin d'information jusqu'au renouvellement de l'abonnement à la ressource.
Un ERMS peut accepter une définition plus ou moins large selon les fonctionnalités dont il dispose. Elles s'organisent autour de 4 axes :
- la gestion des ressources (métadonnées descriptives et administratives, archivages de ces données, flux de travail).
- le signalement - l'OPAC de l'ERMS - directement assuré par l'ERMS ou par un outil étroitement associé à l'ERMS.
- l'accès par rebond de l'utilisateur des ressources électroniques à tout le contenu qui lui est accessible grâce à un résolveur de liens directement ou indirectement associé à l'ERMS.
- la récupération et la gestion des statistiques. Certains ERMS intègrent d'office un module statistique, pour d'autres le module de gestion des statistiques est un service complémentaire.
Qu'est-ce qu'une base de connaissance ?
C'est le réservoir des périodiques composant les bouquets, des périodiques isolés, des e-books, des bases de données et des titres qui leurs sont liés mais aussi des éditeurs, des états de collections, des liens, des données contractuelles suivies, etc.
La base de connaissance est mise à jour en permanence par les équipes des fournisseurs (équipe de 30 à 40 personnes à plein temps).
Est-ce que les ressources gratuites figurent dans la base de connaissance ?
Oui, si certaines manquent, les fournisseurs l'enrichissent sur demande. Les données d'autres types de documents que ceux cités dans la réponse à la question 2 peuvent être intégrés localement (documents pédagogiques, microfiches d'un fonds, etc.).
Est-ce que les ressources françaises et francophones figurent dans la base de connaissance ?
Oui, si certaines manquent, les fournisseurs l'enrichissent sur demande.
Est-ce que cela peut m'aider à signaler les ressources électroniques (périodiques ou livres électroniques) dans le SIGB de mon établissement et dans le SUDOC ?
Oui avec l'option de fourniture de notices Marc.
Comment fonctionne l'outil statistique ?
Il permet au niveau du consortium et de votre instance locale :
- la récupération automatique des données normées Counter,
- l'enregistrement des données non Counter et leur reformatage,
- l'édition de rapports d'analyse intégrant notamment le coût et l'utilisation.
Comment est-ce que l'ERMS s'intègre avec mon portail/site/SIGB ?
Pour y répondre, nous vous interrogerons précisément sur l'intégration que vous souhaitez avec votre système d'information. Nous intègrerons ainsi les pré-requis informatiques dans le cahier des charges qui demandera le respect de standards et normes internationales : XML, W3C, Unimarc, etc…
Quel est le panorama des produits ?
Les ERMS commerciaux installés en local :
Verde de Ex-Libris, V-Sources de Infor Library, ERM de Innovatives Interfaces.
Les ERMS développés par des bibliothèques installés en local :
- CUFTS (Simon Fraser University Library) : outil libre multi-tâches (signalement, résolution de liens, ERMS très basique dont le développement n'est pas prévu).
- HERMES (John Hopkins University): ERMS libre de la première génération qui ne répond pas aux critères du DLF ERMI
- E-Matrix (North Carolina State University): ERMS très abouti. N'est pas libre.
Les ERMS commerciaux hébergés :
360 Resource Manager de Serials Solutions, ERM Essentials d'Ebsco, Gold Rush (Collorado Alliance of Research Libraries), Swetswise eSource Manager de SWETS.
L'ERMS ne pourrait-il pas être open source ?
Oui et non ! La partie la plus coûteuse d'un ERMS est sa partie informationnelle (la base de connaissances) et non pas sa partie logicielle. Si on peut envisager de demander à une équipe informatique compétente de développer rapidement un ERMS répondant aux besoins du consortium et de ses membres, maintenir à jour la base de connaissance nécessitera de gérer une équipe à temps plein de plusieurs personnes ou de louer ce service aux gestionnaires des bases de connaissance des ERMS commerciaux.
Questions organisationnelles
Quel est mon intérêt, en tant que membre du consortium, à ce que Couperin se dote d'un ERMS ?
Pour les établissements menant des négociations :
- de disposer d'informations plus complètes sur leurs négociations en cours,
- de disposer d'informations sur d'autres produits leur permettant de proposer des produits à la négociation,
- d'avoir un historique de ses abonnements.
Pour les responsables de ressources électroniques :
- de disposer d'informations complètes sur les ressources acquises via Couperin,
- d'avoir des statistiques d'usage des ressources négociées Couperin pour son établissement.
Pour les autres (professionnels, usagers particulier)
- d’avoir une cartographie (qui a quoi ?) des ressources négociées Couperin.
Dans le cas où je m'abonnerais à un ERMS, quel serait l'investissement des services informatiques de mon établissement ?
Pour l'utilisation de l'ERMS sans intégration dans le système d'information local, les services informatiques n'auront aucun investissement à faire. Par contre, pour une intégration de l'ERMS aux autres outils du service documentaire, l'investissement sera proportionnel au degré d'interopérabilité souhaité.
Mon établissement dispose d'un petit nombre de collections numériques, ai-je vraiment besoin d'un ERMS ?
Non, mais car cela pourrait permettre d'afficher toutes vos collections numériques sur votre site Internet et de les faire connaître au réseau Couperin et donc à d'autres usagers potentiels.
Mon établissement fait partie d'un PRES, d'une UNR qui acquiert des ressources électroniques en propre, pourra t-il être équipé d'un ERMS ?
Oui, la possibilité pour un PRES ou une UNR de s'équiper d'un ERMS est prévue. Votre établissement pourra alors récupérer les données sur les ressources négociées par Couperin et celles négociées par le PRES/UNR.
Mon établissement a déjà un ERMS ou en aura un avant l'automne 2009, est-ce que votre projet le concerne ?
Oui, à deux titres. D'abord, parce que vous pourrez de cette façon récupérer sous un format standard toutes les informations tarifaires et contractuelles générales négociées par Couperin ou entrées par des participants. Ensuite, parce qu'en signalant en retour à Couperin ce que vous possédez, la cartographie des ressources du réseau Couperin sera plus complète. Il faudra donc étudier les moyens d'échanger des informations entre votre outil et celui de Couperin.
Mon établissement compte plusieurs sites ne disposant pas tous des mêmes accès aux ressources électroniques acquises via ou hors Couperin, l'ERMS sait-il gérer cela ?
Oui, un ERMS sait gérer les informations de plusieurs sites au niveau de l'instance locale.
Couperin et ses membres resteront-ils propriétaire de leurs données, si c'est une solution hébergée ?
Oui, ce sera une exigence incontournable du marché.
Vais-je gagner du temps dans la gestion de mes ressources négociées Couperin ?
Oui, les données sur les ressources négociées Couperin ou entrées par d'autres membres seront automatiquement récupérées par votre ERMS local.